Hea meeskonnaürituse planeerimine võib olla lõbus, kuid see nõuab ka piisavalt aega, head ideed ja ettevalmistust ning organiseerimist.
Meeskonnaürituse organiseerimine on suurepärane võimalus tugevdada meeskonna sidemeid ja motiveerida meeskonnaliikmeid.
Oluline on kaasata ka teisi meeskonnaliikmeid ja kuulata nende ideid, et tagada ürituse edukas korraldus.
Siin on mõned sammud, mida võiksite sündmuse planeerimisel järgida:
Eesmärk ja eelarve: Määrake ürituse eesmärk ja suurus ning eelarve. Oluline on teada, kui palju te saate kulutada, et saaksite sellele vastavalt planeerida.
Kuupäev ja asukoht: Valige kuupäev ja asukoht, mis sobib enamusele meeskonnaliikmetele. Veenduge, et asukoht oleks mugav ja kergesti ligipääsetav. Kui vajate majutust suuremale seltskonnale, siis on valikuvõimalused sageli piiratud.
Tegevused ja teema: Mõelge erinevatele tegevustele ja teemadele, mis võiksid meeskonnaliikmeid huvitada. Võimalusel kaasake meeskonnaliikmeid ka ideede kogumisse. Igavad koosolekud kontoris saate nüüd teha vabamas õhkkonnas, kui kombineerite koosoleku aktiivse tegevusega värskes õhus.
Toidu ja joogi korraldamine: Kui üritus hõlmab toitlustust, siis valige menüü, mis rahuldab erinevaid maitse-eelistusi ja toitumisvajadusi.
Transport: Kui üritus toimub väljaspool kontorit, siis kaaluge, kuidas meeskonnaliikmed saavad sinna kohale ja tagasi. Vajadusel organiseerige transport.
Sidusrühmad ja partnerid: Kui soovite kaasata väliseid teenusepakkujaid (koolitajaid), siis võtke nendega varakult ühendust ja leppige kokku üksikasjad.
Ajakava: Koostage ajakava, mis näitab ürituse erinevaid osi ja tegevusi ning tagab, et kõik sujub ladusalt.
Kommunikatsioon: Teavitage meeskonnaliikmeid ürituse üksikasjadest varakult ja hoidke neid kursis igasuguste muudatustega või täiendava info osas.
Meelelahutus ja auhinnad: Kui soovite lisada üritusele meelelahutust, siis leidke sobiv esineja, tegevus või meelelahutusprogramm. Samuti kaaluge auhindade jagamist, et tunnustada meeskonnaliikmete panust.
Järelmeetmed: Pärast ürituse toimumist hinnake seda, koguge tagasisidet ja tänage meeskonda osalemise eest. Kui midagi ei sujunud ootuspäraselt, võtke õppetundidena kaasa tulevaste ürituste planeerimisel.