Virtuaalassistent on isik, kes pakub erinevaid teenuseid ettevõtetele ja üksikisikutele interneti kaudu. See on muutunud väärtuslikuks ressursiks paljudele ettevõtetele ja üksikisikutele, kes otsivad paindlikke ja kuluefektiivseid lahendusi oma äritegevuse toetamiseks.
Kuigi see roll on suhteliselt uus, on selle juured sügavalt traditsioonilistes administratiivsetes rollides, mis on kohanenud ja arenenud vastavalt tänapäeva vajadustele.
Tänu tehnoloogia arengule ja digitaalsele ühenduvusele on virtuaalassistentide kasutamine muutunud üha populaarsemaks. Tallinna Majanduskool alustas kutsehariduse andmist e-õppena virtuaalassistentidele.
Kuid millal on õige aeg endale virtuaalassistent leida ja kuidas seda teha?
Millal on õige aeg leida endale virtuaalassistent?
Ülesannete kuhjumine: Kui tunned, et sinu päevakava on ülekoormatud ja sa ei jõua kõike ise teha, võib olla aeg mõelda virtuaalassistendi palkamisele.
Keskendumine põhitegevusele: Kui soovid keskenduda oma ettevõtte kasvatamisele ja põhitegevusele, võib abistavate ülesannete delegeerimine virtuaalassistendile olla hea mõte.
Eelarve piirangud: Kui sul pole piisavalt vahendeid täiskohaga assistendi palkamiseks, kuid vajad siiski abi, võib virtuaalassistent olla kuluefektiivne lahendus.
Kuidas leida endale sobiv virtuaalassistent?
Määratle oma vajadused: Enne virtuaalassistendi otsimist mõtle hoolikalt läbi, milliseid ülesandeid soovid delegeerida. See aitab sul leida just sellise assistendi, kes vastab sinu vajadustele.
Uuri erinevaid platvorme: On mitmeid veebisaite, mis ühendavad virtuaalassistente klientidega.
Kontrolli tausta: Enne virtuaalassistendi palkamist on oluline kontrollida tema tausta, oskusi ja varasemaid töökogemusi.
Tee intervjuu: Kuigi virtuaalassistent töötab kaugelt, on hea mõte teha temaga intervjuu (näiteks videokõne kaudu). See aitab sul saada parema ülevaate tema oskustest ja sobivusest. Kiire kõne käigus saab kõik küsimused ära küsida ning ühtlasi vaadata, kas tegemist on nö “minu inimesega”.
Pane paika selged suhtlusreeglid: Kuna virtuaalassistent ei tööta sinuga samas kontoris, on oluline määratleda, kuidas ja millal te omavahel suhtlete.
Tööriistade ja tehnoloogia võimalused: Tööriistad nagu Slack, Trello, Zoom ja Google Drive on muutnud kaugtöö veelgi lihtsamaks ja tõhusamaks, võimaldades virtuaalassistentidel ja nende klientidel sujuvalt koostööd teha.
Millised on virtuaalassistendi töökohustused?
Virtuaalassistent saab aidata protsesse automatiseerida. Assistent korraldab distantsilt elektroonset kirjavahetust, planeerib kohtumisi ja lähetusi. Oluline roll on digikanalite ja sotsiaalmeedia haldamisel. Lisaks võivad virtuaalassistendi tööülesanded hõlmata tabelite ja esitluste koostamist, graafilise disaini, blogi kirjutamise, raamatupidamise, personalitöö ja turundusteenuste pakkumist.
Ettevõtte jaoks on virtuaalassistendi palkamise eeliseks paindlikkus sõlmida lepinguid just nende teenuste jaoks, mida ta vajab.
Kokkuvõtteks, virtuaalassistent võib olla suurepärane ressurss nii ettevõtetele kui ka üksikisikutele, aidates säästa aega ja ressursse. Oluline on leida endale sobiv assistent ja seada paika selged ootused ja suhtlusreeglid.